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Guias de Transporte: as bases para uma logística eficiente e organizada

12/12/2024

Sabia que uma logística fluída e sem imprevistos começa com a emissão correta de Guias de Transporte? Ao adotar as melhores práticas no envio de mercadorias, a sua empresa evita multas e aproveita para transformar a burocracia numa aliada estratégica para o sucesso.

Neste artigo vamos abordar os seguintes tópicos:

Continue a ler para explorar as melhores formas de garantir a conformidade legal e eficiência empresarial!

O que são Guias de Transporte?

Guias de Transporte são documentos obrigatórios em Portugal que devem acompanhar o transporte de bens dentro do território nacional, de acordo com o Decreto-Lei 147/2003. Por outras palavras, são um instrumento de controlo fiscal e operacional que permite à Autoridade Tributária (AT) monitorizar a circulação de mercadorias e garantir a conformidade com a legislação.

Para que servem?

Basicamente, servem para registar e documentar o envio de mercadorias de um local para o outro, garantindo a rastreabilidade, segurança e conformidade legal durante o transporte. 

Que informações devem incluir?

De acordo com o Artigo 4.º do Regime de Bens em Circulação, as Guias de Transporte devem conter os seguintes elementos:

  • Nome, morada fiscal e NIF do remetente dos bens e do destinatário ou adquirente dos bens (se o destinatário não for sujeito passivo de IVA, não é necessário NIF, mas deve-se mencionar esse facto);
  • Designação comercial dos bens com indicação das quantidades transportadas;
  • Indicação do local de carga e local de descarga;
  • Data e hora de início do transporte.

Quem precisa de emitir uma Guia de Transporte?

Pessoas singulares ou coletivas envolvidas no transporte de mercadorias, nomeadamente:

  • Empresas que transportam bens destinados à venda, como retalhistas e grossistas; 
  • Empresas que transportam matérias-primas ou produtos acabados para armazéns, distribuidores ou diretamente para os consumidores;
  • Empresas de transporte ou logística contratadas para realizar o transporte de mercadorias;
  • Empresas que transportam materiais ou equipamentos para execução de serviços;
  • Particulares que realizam remessas de mercadorias.

Como emitir uma Guia de Transporte?

A Guia de Transporte pode e deve ser emitida diretamente no próprio portal das Finanças ou através de sistemas informáticos certificados, como o e-Fatura, que garantem integração direta com a Autoridade Tributária. No entanto, também pode ser emitida manualmente, através do preenchimento de documentos impressos em papel (em tipografias devidamente autorizadas) e geralmente utilizados por pequenas empresas onde não é viável utilizar sistemas eletrónicos ou por empresas ou transportadoras em situações de contingência, como falhas técnicas nos sistemas eletrónicos.

Quando se deve emitir?

Deve ser emitida e comunicada à Autoridade Tributária antes de ser efetuado o transporte de mercadorias sujeitas a imposto sobre o valor acrescentado (IVA), exceto em casos específicos de isenção.

A Guia de Transporte deve acompanhar as mercadorias durante todo o trajeto e é válida a partir do momento de emissão até à entrega das mercadorias.

Quando não é obrigatório emitir?

Efetivamente, a legislação prevê algumas exceções que podem ser consultadas no Regime de Bens em Circulação, como é o caso dos bens para uso pessoal ou doméstico do transportador e dos bens provenientes de produtores agrícolas, quando transportados pelo próprio ou por sua conta, entre outros tipos de mercadorias específicos.

Quais são as principais vantagens da emissão correta de Guias de Transporte?

A primeira grande vantagem é a conformidade legal, que desde logo evita multas e interrupções nas operações. Porém, as Guias de Transportem trazem outros benefícios, nomeadamente a agilidade operacional, já que culminam em processos mais rápidos e organizados, e o melhor controlo logístico, pois a rastreabilidade dos bens garante uma maior eficiência logística e de gestão de inventários.

Boas práticas na emissão de Guias de Transporte

Vai começar a emitir Guias de Transporte? Nesse caso, vai assegurar a conformidade legal, mas também otimizar processos na sua empresa, reduzindo erros e ganhando tempo para se focar no que realmente importa: crescer! Mas antes, tome nota das melhores práticas:

  • Utilize sistemas informatizados como softwares certificados que automatizam o processo de emissão e comunicação, minimizando erros e otimizando o tempo.
  • Informe as suas equipas ou colaboradores responsáveis pela emissão de Guias de Transporte, de modo a compreenderem as obrigações legais, a saberem como operar com os sistemas utilizados na sua empresa e como confirmar as informações inseridas para evitar erros que possam levar a multas ou rejeição pela AT.
  • Prepare e comunique as Guias de Transporte com antecedência, de forma a que estejam prontas antes do transporte, evitando atrasos e possíveis penalizações.
  • Guarde as Guias de Transporte por pelo menos 10 anos, conforme exigido pela legislação fiscal, seja em formato físico ou digital, e acompanhe as atualizações na lei para garantir a conformidade empresarial contínua.

 

Passo a passo para abrir uma empresa em Portugal

 

Papel das Guias de Transporte na logística e eficiência empresarial

As Guias de Transporte são fundamentais porque desempenham um papel essencial na gestão de bens em trânsito, particularmente em PMEs que desejam operar com mais agilidade e menos custos, maximizando os resultados através da otimização de recursos e fortalecimento de processos.

Conformidade empresarial legal e fiscal

Em primeiro lugar, as Guias de Transporte garantem a conformidade empresarial legal e fiscal, na medida em que asseguram o cumprimento das exigências legais em Portugal, bem como a comunicação à AT (obrigatória para garantir a legalidade do transporte de mercadorias). Desta forma, as empresas evitam penalizações, como multas ou apreensão de mercadorias, e protegem a sua reputação.

Otimização da logística empresarial

Em segundo lugar, as Guias de Transporte facilitam o acompanhamento, desde a origem até o destino, permitindo um maior controlo sobre o fluxo de mercadorias. Além disso, auxiliam na coordenação de armazéns, fornecedores e entregas, reduzindo atrasos e melhorando a gestão de tempo; ajudam a organizar a entrada e saída de bens, essencial para a reposição de stock, e permitem análises que ajudam a otimizar percursos e a ajustar processos logísticos.

Relacionamento com parceiros e clientes

Em terceiro lugar, a emissão de Guias de Transporte demonstra profissionalismo e organização, e isso fortalece a relação de confiança com clientes e parceiros de negócio, protegendo, inclusive, todas as partes envolvidas em caso de divergência.

Mais do que uma exigência legal, as Guias de Transporte são uma ferramenta estratégica na logística e eficiência empresarial. Ao integrá-las no seu negócio, atende às obrigações fiscais, mas também impulsiona a produtividade, a confiança e o controlo em todas as etapas das operações logísticas. 

Porém, a eficiência não deve estar apenas na logística, mas em todos os processos da empresa. Assim como o uso de Guias de Transporte assegura operações eficazes, soluções práticas como o cartão de refeição ajudam a otimizar a gestão de benefícios e a simplificar o dia a dia dos colaboradores, promovendo um ambiente mais produtivo e organizado.