Onboarding: da orientação à celebração

Neste artigo vamos abordar os seguintes temas:

• O que é onboarding?
• O que significa onboarding digital?
• Qual a diferença entre onboarding e admissão?
• Erros comuns no processo de onboarding
• Vantagens do onboarding para as empresas e para os trabalhadores
• Como implementar um processo de onboarding? 
  • Pré-onboarding
  • Primeiro dia
  • Integração inicial
  • Acompanhamento contínuo
• Como otimizar o onboarding?

O que é onboarding?

Onboarding é o processo de integração de novos trabalhadores numa empresa, que tem por objetivo facilitar a adaptação aos colegas e responsabilidades específicas, mas também à cultura institucional e aos processos internos, de modo que se sintam bem acolhidos, bem informados e bem preparados para desempenhar as suas funções de forma eficaz. 

O que significa onboarding digital?

Onboarding digital ou onboarding online é o processo de integração de novos trabalhadores, que utiliza ferramentas e plataformas digitais para transmitir informações, formações e outras ações que facilitem a adaptação à empresa, independentemente da localização física dos participantes.

Qual a diferença entre onboarding e admissão?

Onboarding é um processo mais amplo e contínuo de integração de um novo trabalhador, que envolve orientação e formação para uma boa adaptação à cultura e aos processos internos da empresa, ao passo que admissão é, apenas, um processo burocrático de contratação que inclui, basicamente, documentos e assinaturas de contrato. 

Erros comuns no processo de onboarding

• Falta de planeamento estruturado para a integração dos novos trabalhadores.
• Falta de clareza na comunicação das expetativas e responsabilidades.
• Falta de formação adequada sobre sistemas, processos e cultura da empresa.
• Falta de acompanhamento e suporte contínuo após o início de funções.
• Falta de integração com a restante equipa, prejudicando a socialização.
• Falta de feedback dos novos trabalhadores para melhorar o processo.

Vantagens do onboarding para as empresas e para os trabalhadores

Sabia que trabalhadores que experimentam um onboarding positivo são 18 vezes mais propensos a sentirem-se comprometidos com a sua empresa? Esta é uma das vantagens do onboarding, mas existem outros benefícios:

• Permite apresentar a missão, visão, valores e objetivos da empresa, garantindo que os novos colaboradores se alinham com a cultura institucional.
• Promove um sentimento de pertença e segurança.
• Ajuda a atrair e reter talentos e a diminuir a rotatividade de pessoal.
• Cria um ambiente de trabalho mais harmonioso.
• Reduz a curva de aprendizagem, os erros e o retrabalho.
• Aumenta a motivação dos trabalhadores e, em consequência, a produtividade e rentabilidade da empresa.
• Reduz os custos de contratação, quando os trabalhadores desistem logo nos primeiros meses.

Como implementar um processo de onboarding?

Tendo em conta que as empresas com um processo de onboarding bem desenhado aumentam a retenção em 25% e melhoram o desempenho dos trabalhadores em 11%, é natural que a sua próxima pergunta seja: como implementar?Efetivamente, um bom plano de onboarding é fundamental para garantir uma transição suave e bem-sucedida para os recém-contratados. 

Continue a ler para saber como fazer onboarding, um processo vantajoso tanto para os colaboradores quanto para a empresa. 

Pré-onboarding

Comece pelo processo de pré-onboarding que, como o nome indica, acontece um pouco antes do primeiro dia de trabalho e tem em vista planear a melhor forma de acolher novos talentos e garantir que se sentem confortáveis e preparados para contribuir para o sucesso da sua empresa:

• Garanta que todas as informações importantes são passadas de forma clara durante o processo de contratação, facilitando o entendimento e a preparação do novo colaborador.
• Certifique-se de que o ambiente de trabalho está completamente preparado antes da chegada do novo colaborador, com todos os equipamentos e materiais necessários.
• Se possível, agende o primeiro dia de trabalho para uma segunda-feira, permitindo uma semana ininterrupta para a receção do novo colaborador.
• Informe a sua equipa sobre a chegada do novo elemento, aproveitando para apresentar o perfil dessa pessoa de modo que todos fiquem familiarizados e prontos para recebê-lo de braços abertos.
• Organize um cronograma de atividades de integração, incluindo a configuração de equipamentos, a preparação do acesso a sistemas e programas e a realização de apresentações sobre a área de atuação, por parte dos responsáveis de cada departamento.

Primeiro dia

É hoje! No primeiro dia deve celebrar o começo de uma contratação emocionante, iniciando um processo de integração de forma envolvente. 

• Crie um evento de boas-vindas para receber o colaborador, de maneira que todos os departamentos tenham a oportunidade de conhecê-lo informalmente, e de partilhar com ele as suas funções e projetos.
• Apresente a empresa, falando sobre a sua história, valores e metas, para que o novo colaborador se sinta, desde logo, parte integrante dessa visão.
• Oriente a pessoa a respeito de regras e práticas (como dress code e uso de espaços comuns).
• Faça uma tour pela empresa, guiando o colaborador pelos diferentes espaços da empresa, das áreas de trabalho às casas de banho.
• Apresente o seu novo posto de trabalho, bem como os desafios, metas e projetos específicos do departamento, garantindo uma compreensão completa do papel.
• Disponibilize um guia abrangente com informações sobre a empresa, estrutura organizacional, políticas e benefícios.

Integração inicial

A seguir, e de forma a garantir uma integração inicial eficaz, deve oferecer formação personalizada ao novo colaborador, porque independentemente da função, cada departamento na sua empresa exige conhecimentos específicos para operar com sucesso. Portanto, eleja um mentor, se necessário, para guiar e monitorizar os primeiros passos e para responder a dúvidas, corrigir erros e avaliar o desempenho do novo colaborador. A formação inicial, além de permitir identificar e resolver as necessidades individuais de cada colaborador, oferece informação adicional em áreas específicas para superar desafios e promover o desenvolvimento profissional.

Acompanhamento contínuo

Por fim, acompanhe continuamente o processo de onboarding para garantir que o novo colaborador se está a integrar.

• Peça regularmente feedback informal a chefias e elementos da equipa.
• Deixe o novo colaborador à vontade para partilhar as suas experiências, fazer perguntas e discutir preocupações, estejam elas relacionadas com dificuldades em tarefas ou descontentamento com a nova equipa.
• Identifique oportunidades de desenvolvimento à medida que o novo colaborador se familiariza com as suas tarefas, incluindo formação adicional ou participação em projetos especiais para aumentar conhecimentos.

Como otimizar o onboarding?

Para otimizar ou melhorar o onboarding, é necessário manter um acompanhamento constante, mostrando ao novo colaborador que está disponível para o apoiar, ao mesmo tempo em que confia nas suas capacidades. Esse acompanhamento ao longo dos primeiros meses, facilita a integração, mas também fortalece o bem-estar, particularmente se a sua empresa oferecer benefícios como cartão refeição, seguro de saúde ou cheque-creche, que proporcionam um suporte essencial para uma vida equilibrada e produtiva dentro e fora do ambiente de trabalho.