Recibo de vencimento: guia completo

O que é o recibo de vencimento?

 Parece uma questão muito simples, e até, de certo modo, básica. Mas a realidade é que existem muitos detalhes sobre o recibo de vencimento que faz sentido rever, relembrar ou aprender, para não incorrer em enganos ou ilegalidades.

Este artigo servirá para esclarecer o que é, para que serve e que dados devem constar de um recibo de vencimento. Vamos abordar os seguintes temas:

• Qual a sua importância?
• Elementos obrigatórios do Recibo de Vencimento:
  • Identificação do empregador
  • Dados de identificação do trabalhador
  • Identificação dos valores a pagamento
  • Outras informações pertinentes
• Como emitir um recibo de vencimento em Portugal?

Assim, poderá:

• verificar as informações constantes no seu recibo de vencimento,
• ou emitir corretamente recibos de vencimento para os seus colaboradores.

Atualmente, e face à utilização das novas tecnologias poderá recebê-lo no seu email de forma automática ou ter uma intranet onde terá acesso a estas informações, bem como presenças, justificações de faltas, marcação de férias, dias de folga, etc.

A menos que nunca tenha tido um contrato de trabalho é que não saberá, ao certo, o que é um recibo de vencimento.

Caso a sua experiência profissional tenha sido exclusivamente por conta própria já foi obrigado, certamente, a passar faturas ou recibos verdes. Pois bem, é a mesma coisa só que no sentido inverso. O recibo de vencimento é emitido pela entidade empregadora.

As empresas de maior dimensão tendem a ter uma pessoa responsável ou um departamento ligado ou à Contabilidade ou aos Recursos Humanos que tem esta tarefa em mãos.

Qual a sua importância?

Bom, se já fez algum crédito à habitação, já percebeu que o recibo de vencimento é um documento elucidativo da sua situação profissional e financeira, imprescindível em algumas situações.

Por outro lado, se tem filhos e pediu abonos ou subsídios em contexto de frequência escolar, sabe que estes recibos de vencimento são uma das principais fontes de informação para atribuição de apoios estatais.

É neste documento mensal que pode verificar efetivamente os seus descontos para a Segurança Social, outras compensações da empresa ou retenções realizadas em sede de IRS pelo seu empregador. Com toda a informação remuneratória validada no seu recibo, pode fazer as suas contas e gerir o orçamento familiar.

Se não tem por hábito validar as informações que constam dos seus recibos mensais, esperamos motivá-lo a mudar, pois podem ocorrer discrepâncias e incoerências nos valores. Importa salientar que este é um documento obrigatório por lei, de acordo com o Código do Trabalho:

“Até ao pagamento da retribuição, o empregador deve entregar ao trabalhador documento do qual constem a identificação daquele, o nome completo, o número de inscrição na instituição de segurança social e a categoria profissional do trabalhador, a retribuição base e as demais prestações, bem como o período a que respeitam, os descontos ou deduções e o montante líquido a receber.” – Artigo 276º, nr 3.
 

Elementos obrigatórios

Saiba exatamente que elementos devem constar de um recibo de vencimento.
 

Identificação do empregador:

• Nome da empresa (independentemente das marcas associadas),
• NIF (número de identificação fiscal),
• NISS número de identificação da segurança social do empregador,
• Contactos (incluindo morada) da empresa.

Dados de identificação do trabalhador:

• Nome completo,
• NIF e NISS,
• Categoria profissional do trabalhador.

Identificação dos valores a pagamento:

• Retribuição base e devidas prestações adicionais (subsídio de alimentação, subsídio de transporte, de turno, horas extraordinárias ou diuturnidades),
• Descontos, deduções e montante líquido a receber.
• Caso se recebam duodécimos, devem constar também os valores referentes a subsídios de férias ou de Natal

Um dos benefícios sociais que se tornou banal, em contexto pandémico, foi o subsídio tecnológico para apoio na aquisição de material eletrónico em caso de teletrabalho ou trabalho remoto. 

Outras informações pertinentes:

• Deve ser claro o período a que se refere o recibo de vencimento e respetivo pagamento.
• Não é obrigatório, mas tende a ser comum estar referido o modo de pagamento (cheque, numerário, NIB, outro).
• Em caso de existirem seguros, estes devem ser mencionados, nomeadamente, o número da apólice de seguro de acidentes de trabalho do trabalhador.

Como emitir um recibo de vencimento em Portugal?

Algumas questões práticas a ter em conta:

• A sua entrega é obrigatória, seja através de que forma for. O colaborador tem de ter fácil acesso ao seu recibo de vencimento mensal, no prazo devido.
• O recibo de vencimento pode ser em formato papel. Contudo, e face à realidade atual da maioria das pessoas, empresas e funcionamento de serviços públicos (nomeadamente Finanças), o formato digital está mais democratizado. A pandemia da Covid-19 também veio acelerar alguns destes processos nas empresas mais resistentes à transformação ou atualização digital.
• O recibo de vencimento deve ser numerado e em duplicado, pelo menos.
• Existem softwares certificados para emissão de recibos de vencimento, tal como existem os softwares certificados de emissão de faturas. Esses softwares tendem a ter versão gratuita e versão premium (paga). Cada empresa deve averiguar qual a ferramenta que faça sentido, garantindo que o processo responde às condições legais requeridas.

Não seja induzido em erro por modelos “descarregados da internet”. Atualmente a informação está cada vez mais centralizada pelo que alguns destes processos digitais, através de determinadas plataformas são mesmo obrigatórios, em alguns setores.

• Caso seja emitido digitalmente, os recibos de vencimento podem igualmente ser entregues via email ou em mão.
• Quando os pagamentos são realizados por transferência bancária, apenas obriga à entrega do recibo.
• Quando os pagamentos são realizados por outras vias, o colaborador deve assinar o recibo como prova de recebimento da informação e do ordenado devido.
• Os recibos de vencimento são passíveis de assinaturas digitais.
• A ocultação ou não entrega dos recibos de vencimento ao respetivo colaborador e de forma atempada, é contraordenação. Logo, esta ação está sujeita a alocação de multas e/ou processos instaurados pela ACT – Autoridade para as Condições do Trabalho.

Esperamos que com estas informações tenhamos esclarecido sobre como emitir, entregar e preencher os recibos de vencimento dos seus colaboradores.

Caso não seja responsável pela emissão de recibos de vencimento, acreditamos ter motivado o leitor a ficar mais atento às informações prestadas mensalmente no seu recibo.